Grundsätzlich spricht sich die Schweiz für einen freien Warenverkehr aus. Aus sicherheitspolitischen Gründen ist die Aus-, Ein- und Durchfuhr von bestimmten Gütern jedoch reguliert. Gewisse Güterkategorien unterliegen also der Exportkontrolle und benötigen eine entsprechende Exportbewilligung. Wegen des komplexen internationalen Regelwerks stellt die Exportkontrolle für exportorientierte Hightech-KMU eine besondere Herausforderung dar.Die FH Graubünden befindet sich auf dem Weg in die Selbständigkeit.

Text: Prof. Urs Jenni, FH Graubünden / Bild: Prof. Urs Jenni, FH Graubünden

Im Rahmen eines Innosuisse-Projekts hat die FH Graubünden zusammen mit vier KMU als Umsetzungspartnern ein umfassendes Instrumentarium für die Sensibilisierung, Information und Ausbildung von KMU zum Thema Exportkontrolle entwickelt. Zwei der beteiligten KMU waren Hightech-Unternehmen, die exportkontrollierte Produkte herstellen und exportieren. Die beiden anderen KMU waren Beratungsunternehmen im Bereich Exportkontrolle. Die Projektdauer betrug rund zwei Jahre. Das Projekt gliederte sich in zwei Phasen: Die erste Phase beinhaltete die Durchführung einer qualitativen und quantitativen Erhebung bei auslandsorientierten Schweizer Unternehmen zu Fragen der Exportkontrolle, die zweite Phase diente zur Entwicklung eines Leitfadens und eines Schulungs- und Beratungsinstrumentariums für die Sensibilisierung, Information und Ausbildung von KMU im Bereich Exportkontrolle.

Qualität in einem Forschungsprojekt

Am Beispiel des Innosuisse-Projekts «Exportkontrolle» soll beispielhaft aufgezeigt werden, wie Qualität in der Projektarbeit des Schweizerischen Instituts für Entrepreneurship (SIFE) angestrebt und effizient umgesetzt wird.

Qualitätsmanagement bezieht sich bei Projekten auf die zwei Bereiche «Prozessqualität» und «Produktqualität». Mit Prozessqualität ist die Qualität des Projektmanagements, mit Produktqualität die Qualität der Ergebnisse gemeint. In der Qualitätsstrategie der FH Graubünden wird die Qualität der Ergebnisse mit den vier Qualitätsdimensionen Wirkung auf die Praxis, Wirkung auf die Lehre, Beitrag zum Wissens- und Technologietransfer (WTT) und Sichtbarkeit in der Öffentlichkeit gemessen.

Projektmanagement

Nebst den hohen Anforderungen an die Strukturierung des Projekts durch die Beantragung bei Innosuisse wurden im Projekt «Exportkontrolle» folgende zusätzliche Massnahmen getroffen: Zum Kickoff-Meeting standen ein detaillierter Projektplan sowie ein umfassendes Budget für die gesamte Projektlaufzeit bereit. Während der Projektlaufzeit wurde die Einhaltung des Budgets laufend kontrolliert. Dazu wurden Stunden- und Cash-out-Journale geführt und das Budget wurde laufend angepasst. Workshop- und Meeting-Termine wurden bereits beim Kickoff gemeinsam mit den Projektpartnern für die kommenden 12 Monate fixiert. Damit war sichergestellt, dass die Projektpartner an den geplanten Workshops und Meetings zur Verfügung standen.

Die konsequente Verwendung von Confluence als Plattform für die Zusammenarbeit im Rahmen dieses Projekts (auf die alle Projektpartner Zugriff hatten) erhöhte die Transparenz und vereinfachte die Kommunikation. So wurde z. B. der Projektplan auf Confluence als detaillierte Task- und Statusliste abgebildet und laufend nachgeführt. In dieser Statusliste wurden alle Arbeitspakete, Teiltasks, Lieferobjekte, Meilensteine, Meetings, Termine usw. festgehalten und mit dem Namen des Verantwortlichen versehen. Jedes Projektmitglied hatte damit jederzeit den vollen Überblick über den Stand des Projekts und die zu erledigenden Tasks. Damit stand auch ein Statusbericht an Innosuisse auf einen One-Klick zur Verfügung.

Wirkung auf die Praxis

Für die Entwicklung der Schulungsunterlagen war die Kombination von Methodenkompetenz (FH Graubünden), Expertenkompetenz (Partner) und Anwendungskompetenz (Partner und Expertenrunde) extrem hilfreich. Eines der fünf Arbeitspakete in diesem Projekt beinhaltete Feldtests: Es wurden drei umfangreiche Feldtests für die entwickelten Schulungsinstrumente in den Partner-Unternehmen durchgeführt. Diese eintägigen Test-Schulungsworkshops umfassten Module für bis zu 20 Teilnehmende. Als Trainer agierten die Partner-Unternehmen, für welche die Instrumente entwickelt worden waren. Die Zusammensetzung der Testpersonen entsprach dem zukünftigen Zielpublikum der Schulungsinstrumente, d. h. die Teilnehmenden nahmen an echten Schulungen teil. Sie waren über das Projekt und den Pilotcharakter der Schulungen informiert und wurden nach der Schulung strukturiert befragt. Zudem protokollierten je zwei Beobachterinnen bzw. Beobachter der FH Graubünden diese Schulungen. Das Gesamtfeedback floss anschliessend in einer Überarbeitungsrunde in die betreffenden Instrumente ein.

Daraus resultierte die Entwicklung eines allgemein verständlichen Leitfadens «Exportkontrolle in a Nutshell» – fokussiert auf das Zielpublikum KMU, das nichts oder wenig über das Thema Exportkontrolle weiss. Im Leitfaden sind die wesentlichen Herausforderungen der Exportkontrolle anhand eines fiktiven KMU auf einfache Weise beschrieben und dargestellt. Das Storyboard wurde von der FH Graubünden entwickelt (methodische Kompetenz), unterstützt durch die Praxispartner (inhaltliche Kompetenz). Illustriert und gestaltet wurde der Leitfaden durch einen Grafiker (darstellerische Kompetenz). Durch Mitglieder der Expertenrunde wurde der Text in mehreren Feedback-Schleifen gegengelesen, um seine Verwendbarkeit in der täglichen Unternehmenspraxis sicherzustellen. Nach seiner Fertigstellung war die positive Resonanz so stark, dass sich Swiss Global Enterprise (SGE) entschloss, eine Übersetzung in die französische und italienische Sprache zu finanzieren. Eine englische Version des Leitfadens wird voraussichtlich durch die Projektpartner finanziert. Es liegt bereits eine Anfrage aus den Niederlanden für eine holländische Variante vor. Die Projektteam-Mitglieder der FH Graubünden haben in ihren jeweiligen Fachkreisen Informationen zu diesem Leitfaden verbreitet.

Beitrag zum Wissenstransfer

Um den Wissensstand auslandsorientierter Unternehmen hinsichtlich der Exportkontrolle zu erfassen, wurden zwei wissenschaftliche Studien (quantitativ und qualitativ) durchgeführt. Die Repräsentativität der quantitativen Studie wurde durch zufällig gezogene Adressen-Stichproben seitens des Bundesamts für Statistik (BfS) sichergestellt. Der Fragebogen wurde auf Deutsch und Französisch verfasst. Der gewählte Versandzeitpunkt der Fragebögen (Tag und Stunde) sowie zwei Nachfassschlaufen stellten eine hohe Rücklaufquote sicher. Für die qualitativen Interviews mit den Anwenderinnen und Anwendern bzw. Expertinnen und Experten stützte man sich auf Namen und Adressen aus dem Compliance-Netzwerk, Angaben seitens der Projektpartner und Angaben seitens der Mitglieder der Expertenrunde «Exportkontrolle» des VNL (Vereins Netzwerk Logistik). Durch wissenschaftliche Publikationen in Fachzeitschriften (peer-reviewed) bestätigten andere Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, dass dieses Projekt den Stand der Forschung erweitert hatte und methodisch dem State-of-the-Art entspricht.

Sichtbarkeit in der Öffentlichkeit

Die Dissemination der Projektergebnisse erfolgte durch die Projektpartner und die Mitglieder der Expertenrunde. Der erarbeitete Leitfaden findet zudem auf den Plattformen von Swissmem, Seco und Swiss Global Enterprise (SGE) Beachtung und wird dort abgerufen. Durch professionelle Medienarbeit in Form von Pressemitteilungen und Agenturmeldungen sowie Fachpublikationen und Interviews erfuhr auch die Öffentlichkeit vom Projekt «Exportkontrolle». Zur Verbreitung der Information trug zusätzlich auch die Multiplikation via Projektpartner bei.