Das Schweizerische Bundesarchiv (BAR) hat 2010 eine erste Version einer Spezifikation für die Ablieferungsinformationspakete (Submission Information Package, SIP) für die digitale Langzeitarchivierung erarbeitet. Diese Spezifikation enthält u. a. ein Metadatenschema, das beschreibt, wie die Unterlagen strukturiert und beschrieben werden sollten. Die Entstehung dieser SIP-Spezifikation war stark pragmatisch geprägt. Es sollte raschestmöglich eine Leitlinie für die Ablieferung an das Archiv vorliegen. Entsprechend hat sich diese Leitlinie auch an den bereits vorhandenen Daten, die abgeliefert werden sollten, orientiert. Solange sich das BAR darauf konzentrierte, einige wenige Dokumenttypen aus dem GEVER-System der Bundesverwaltung zu übernehmen, hat sich die Spezifikation bewährt.

Neuere Entwicklungen machen jedoch deutlich, dass die Spezifikation an ihre Grenzen stösst:

• Es liegen neue Erschliessungsstandards vor, die – ähnlich wie in den Bibliotheken – Autoritätsdateien für Personen und Organisationen vorsehen.
• Ähnlich sollen auch Prozesse künftig in Form von Autoritätsdateien beschrieben werden.
• Das BAR übernimmt zunehmend auch andere Dokumententypen: Geodaten von Swisstopo, Forschungsdaten von den Bundesforschungsanstalten und ev. auch von Universitäten, Audio- und Videodateien, CAD, Webseiten. All diese Materialien können mit dem SIP nicht erfasst werden.
• Das BAR übernimmt zunehmend auch Unterlagen von externen Aktenproduzenten. Dies bedingt, dass die Archivierungsprozesse besser dokumentiert werden, als dies bislang vorgesehen war.
• Das BAR ist eine der treibenden Kräfte in der Open-Government-Data-Bewegung der Schweiz. Die SIP-konformen Daten sind für eine Aufbereitung für Open Government jedoch nur bedingt geeignet.
• Es gibt Bestrebungen, LOD auch im Archivbereich einzusetzen. Das Metadatenschema in der SIP-Spezifikation würde die Entwicklung von eigenen Vokabularien bedingen, was angesichts der bereits vorhandenen kaum sinnvoll ist.

Mit der Studie soll untersucht werden, wo die SIP-Spezifikation aufgrund der neueren Entwicklungen an ihre Grenzen stösst und wie sie allenfalls erweitert/modifiziert werden könnte, um für die Zukunft gerüstet zu sein.

Beteiligte

Das Projekt wurde vom Schweizerischen Institut für Informationswissenschaft (SII) im Auftrag des Schweizerischen Bundesarchivs (BAR) umgesetzt.